Het geheim van een To Do-lijst die wel werkt

things to do todayVroeger had ik zo’n blauw boekje met een zwarte ringband. Elke dag begon ik enthousiast mijn dag met het opschrijven van de taken die gedaan moesten worden. Het resultaat was een lange lijst om te doen en een fris voornemen om het gedaan te krijgen.

Het is achteraf gezien wel grappig dat ik mezelf daarmee elke dag opnieuw voor de gek hield. Ik schreef zoveel taken op, dat het simpelweg onmogelijk was om af te krijgen. Met als resultaat dat ik niet zelden met een onbevredigend gevoel naar huis ging. “Als ik iets harder gewerkt had, was het me waarschijnlijk wel gelukt”, waren gedachten die regelmatig voorbij kwamen.

Meer doen is een illusie

Tegenwoordig durf ik te stellen dat dat niet zo is. Natuurlijk is het hebben van een goed overzicht onontbeerlijk om efficiënt te kunnen werken. Maar het is een illusie te denken dat een lange lijst met taken bijdraagt aan je effectiviteit en productiviteit. De sleutel zit ‘m juist in minder doen!

Nou hoor ik je denken “Minder doen? Ik heb zoveel te doen en dan kun je toch niet zomaar minder doen?”. De kunst is om alleen die dingen te doen die belangrijk zijn. Als je dag namelijk vol zit met allerlei “to do” klusjes, heb je minder tijd en ruimte om na te denken over de meer strategische zaken en lange termijn projecten.

Hollen, hollen en ……

Het is één van de belangrijkste valkuilen van het huidige management: Hollen, hollen en ……

En wanneer denk je na over hoe je de processen kunt versimpelen zodat ze minder tijd kosten, over hoe je het beste uit je team haalt en over de toekomst visie van je team en organisatie? Dergelijke zaken verdienen ruimte en aandacht in je agenda. Door het volproppen met allerlei operationele zaken, kom je er simpelweg niet goed aan toe.

Nu is het veranderen van een gewoonte lastig, maar zeker niet onmogelijk. Het begint met bewustwording. Je kunt het doen door deze eenvoudige oefening:

Maak een lijst

Maak een lijst met alle projecten en activiteiten waaraan je werkt en waaraan je zou willen (of moeten!) werken, maar nog niet aan toekomt. Plaats ze in een van de 4 kwadranten:

activiteiten

Hierdoor krijg je inzicht in je:

  • Welke activiteiten je nog niet doet, maar wel zou willen (of moeten) doen
  • Activiteiten die je meer of vaker zou willen doen (dit zou de bulk van je activiteiten moeten zijn,  zo’n 70-80%)
  • Activiteiten die je minder wilt doen
  • Activiteiten die zonde zijn van je tijd en waarmee je dus moet stoppen

De beste tip ooit

De beste tip die ik ooit gehad heb over het maken van een to-do lijst klinkt dodelijk simpel en daarom werkt het juist:

Kies drie dingen waar je aan werkt en schrijf die op je to-do lijst.

Niet 2, 5 of 6. Kies er drie. Dit dwingt je om te focussen op wat echt belangrijk voor je is. We maken het onszelf vaak onnodig moeilijk. Meer zorgt voor verwarring en verwarring is het tegenovergestelde van focus. Zelf doe ik het ook zo. Ik kies drie doelen in een jaar met elk maximaal drie strategieën. Elke dag schrijf ik drie dingen op waar ik aan werk. Zo simpel is het, probeer het vandaag maar eens.

Hoe verder

Nog veel meer waardevolle werkwijzen deel ik met je tijdens de eendaagse Get-It-Done Workshop voor Farma en BioScience in Leiden op dinsdag 3 november. Het wordt een interactieve dag om op een ontspannen manier te leren werken, waardoor je meer gedaan krijgt dan je ooit voor mogelijk had gehouden.

Doe in elk geval de 1-minuut-test en ontdek of de Get-It-Done Workshop iets voor jou zou kunnen zijn.

Aan welke drie dingen werk jij vandaag? Laat je me het weten? Laat hieronder een bericht achter, ik hoor het graag.

Hartelijke groet,

Karen Zimmermann

 

Posted in Geen categorie

2 reacties op “Het geheim van een To Do-lijst die wel werkt
  1. Liesbeth schreef:

    Wat een goede tip! Lekker simpel. Ik ga het morgen gelijk uitproberen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

CAPTCHA Code * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Follow Karen on

Visit Us On TwitterVisit Us On FacebookVisit Us On Linkedin

Recent Posts

  • Ben je verbonden met je missie?

    Alles wat je zegt, doet en laat zien, gaat over wie je bent. Er zit geen laag tussen en dat maakt het heel persoonlijk. Als ondernemer ben ik dus mijn onderneming. Dit was een van mijn grootste ontdekkingen toen ik in 2012 voor mezelf startte.…Lees meer ›
  • 7 tips for less stress for managers

    “Do you have a minute?” Your colleague is standing beside your desk. “I have a quick question” she says. You were deeply concentrated, working on a project with an upcoming deadline, which requires all your attention.…Lees meer ›
  • Hoe je DENKT is hoe je DOET

    Je denkt dat het moeilijk wordt Je denkt dat je te weinig tijd hebt Je denkt dat je het niet weet Of? Je denkt dat het mogelijk is Je denkt dat er genoeg tijd is Je denkt dat je het wel weet Succes Wie van de twee heeft de grootste …
Gedichtenbundel "Laten zien"